Electronic Data Interchange adalah suatu proses transfer data yang terstruktur, dalam format standar yang disetujui dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya dalam bentuk elektronik.
Istilah ini umumnya digunakan dalam konteks perdagangan dan bisnis, khususnya perdagangan elektronik atau e-dagang dan biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan dalam memudahkan proses pertukaran data transaksi yang berulang antar perusahaan.
EDI ini sangat bergantung pada pengembangan format standar untuk dokumen-dokumen bisnis seperti faktur, pesanan pembelian, dan surat tanda terima. Dalam hal ini, harus ada persetujuan dari para pelaku bisnis yang terkait dan pengakuan di tingkat nasional maupun internasional untuk dapat menggunakan format-format standar ini dan mentransmisikan data secara elektronik.
Standar dalam EDI
Kunci dari aplikasi EDI ini adalah terletak pada kodifikasi dan strukturisasi data menjadi sebuah format yang umum dan disetujui. Proses kodifikasi dan strukturisasi dokumen-dokumen untuk transaksi bisnis tidaklah sederhana. Standar EDI dikembangkan di berbagai sektor industri, dalam berbagai negara, dan prosesnya dipengaruhi oleh struktur-struktur komite dan prosedur yang rumit.
Beberapa contoh standar EDI yang digunakan yaitu, EDI: EDIFACT yang dirancang oleh PBB, BACS yang digunakan dalam Britania Raya, ODETTTE yang digunakan dalam industri otomotif Eropa, ANSI X12 yang digunakan dalam berbagai sektor bisnis di Amerika Utara.
Penggunaan EDI di Indonesia
Salah satu contoh pengaplikasian EDI di Indonesia dapat dilihat pada PT EDI Indonesia yang merupakan perusahaan penyelenggara pelayanan jasa EDI di Indonesia yang memberikan layanan teknis dan konsultasi.
Keuntungan dalam Penggunaan EDI
- Penghematan waktu. Pada dasarnya, EDI menggantikan transaksi yang menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik. Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos.
- Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos, pegawai, dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis.
- Meminimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas yang dilakukan oleh manusia, sedangkan dalam sistem EDI menggunakan berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh kalkukasi komputer.
- Respon yang cepat
- Aliran kas
- Peluang dalam bisnis
Kekurangan dalam Penggunaan EDI
- Implementasinya sangat spesifik dan tertutup, sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit
- Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI.
Komponen Dasar EDI
- Hub (pihak yang memberikan perintah)
- Spoke (pihak yang menerima perintah)
- Computer (sebagai electronic hardware)
- Electronic software
Syarat Berlakunya Proses EDI
- Electronic transaction (merujuk ke format standard internasional)
- Scope of agreement (electrical supply service in the cooperative)
- Third-party service provider
- Electronic transaction menyampaikan ke provider
- Provider melanjutkan ke penerima dengan merespons harga dan jumlah barang
- System operation (merawat dan menjaga sistem operasional EDI)
- Security Procedures (selalu mengikuti prosedur pelaksaan untuk menghindari masalah)
- Tanda tangan/signature berupa pengkodean, menunjukkan identitas
- Bebas dari computer viruses
- Data recovery and retention
- Testing
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar